Sådan håndterer DMI elektronisk post
DMI modtager dagligt flere hundrede mails af forskellig karakter. Nogle er officielle skrivelser fra andre myndigheder, andre er forespørgsler af mere eller mindre erhvervsmæssig eller undervisningsmæssig karakter. Og endelig modtager DMI mange mails fra læsere, som giver en mening til kende.
Disse mails bliver håndteret forskelligt efter følgende overordnede retningslinjer:
- Officielle mails fra myndigheder og kunder bliver modtaget i (eller videresendt til) DMI’s Journal, hvor de bliver journaliseret og knyttes til en aktiv eller ny sag. Herfra sendes sagsakterne til den medarbejder, der er sagsbehandler. Sagsbehandleren besvarer mailen, hvis det er påkrævet, og sørger for at svaret pålægges sagen. Den foretrukne adresse til den slags mail er epost@dmi.dk.
- Når en DMI-medarbejder modtager en mail af mindre officiel karakter vurderes det, om mailen skal sendes videre, besvares og/eller journaliseres. Meget uformelle og generelle mails bliver enten besvaret af den enkelte medarbejder eller af DMI's Data- og klimainformation.
Data- og klimainformation modtager en væsentlig del af DMI's daglige korrespondance. Data- og klimainformation har blandt andet til opgave at besvare og videresende mail. Størstedelen af disse mails komme ind via kontaktformularen på dmi.dk og håndteres af applikationen eTrack. Alle indkommende mails bliver besvaret med et autosvar og et medfølgende etrack-no, der følger mailkorrespondancen mellem DMI og borgeren. Borgeren får samtidig oplyst en forventet svartid. Kontakt til DMI's Data- og klimainformation sker via mailformularen.
Det er muligt at korrespondere sikkert og krypteret med DMI på mailadressen epost@dmi.dk.
Læs mere om sikker mailkorrespondence med DMI.
Af Bjarne Siewertsen, bsi@dmi.dk
|
